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La hostelería es la única industria que compra – transforma – vende y cobra multiproductos dinámicamente. Por esta razón la contabilidad en restaurantes tiene sus propios parámetros y metodologías.
Todos los restaurantes tienen (o deberían tener) contratada una gestoría contable.
Dependiendo del nivel de servicio contratado, la gestoría puede proporcionar mas o menos nivel de detalle.
Pero en ningún caso la gestoría puede proporcionar una contabilidad de restaurantes diaria con los parámetros requeridos para una buena gestión hostelera.
Opciones para una buena contabilidad en restaurantes
Dependiendo del nivel de digitalización de cada restaurante, básicamente hay 2 opciones:
1. Un buen sistema TPV con software de gestión de restaurante (opción recomendada)
Es increíble lo que avanza la tecnología, y si los avances tecnológicos se combinan con la experiencia en hostelería, se puede desarrollar un software que verdaderamente ayude al hostelero a ganar más con menos esfuerzo.
Este es el caso del TPV Miss Tipsi, un software creado específicamente para contabilidad en restaurantes.
Con este software de gestión de restaurantes puedes tener automatizado todo el proceso desde la compra del género hasta el cobro y sus correspondientes asientos contables y estadísticas de todo tipo.
Mira todo lo que puede hacer Miss Tipsi para multiplicar tus beneficios con una buena contabilidad de restaurantes.
En Hosteldía tenemos descuentos especiales para la implementación de Miss Tipsi, solicita información rellenando cualquiera de nuestros formularios.
2. Contabilidad manual en Excel
Aunque puedes tener un software de gestión de restaurante como Miss Tipsi desde solo 25€/mes, también se puede llevar una buena contabilidad en restaurantes con el método tradicional de la hoja Excel.
En este artículo te explicaremos como hacerlo, solo necesitas dedicarle 15 minutos de tu jornada en llevar una contabilidad detallada.
¿Por qué la contabilidad en restaurantes debe ser diaria?
Porque puedes saber exactamente cuanto pierdes o ganas cada mes
La contabilidad fiscal que hace tu gestor no está ajustada al día a día de tu negocio.
No vamos a gastar tiempo en explicarte porque las cuentas de tu contable no son las tuyas, tu sabes bien de lo que hablamos.
Para gestionar bien la contabilidad en restaurantes debes saber cuanto rinde exactamente cada mes, cuanto te queda en el bolsillo.
Solo de esta manera podrás tomar las decisiones adecuadas.
Porque puedes identificar los problemas al momento
Cuando tienes que contabilizar todas las facturas diariamente, puedes identificar cambios de precios de tus proveedores, exceso de consumo, compras innecesarias, etc.
Por otro lado, puedes identificar variaciones de caja por turnos.
- Cuanto se vende cada día de la semana.
- Cuanto vende cada responsable de turno.
- Gasto por cliente en diferentes días y turnos
- Cuanto se vende por diferentes canales (takeaway, Groupon, vales, etc.)
Identificando los problemas diariamente puedes rectificarlos al momento.
Porque puedes marcarte objetivos medibles y realistas
Tanto en las ventas como en los costes, necesitas ir marcándote objetivos mes a mes.
Todos los objetivos son importantes, pero es el gasto variable (género) el objetivo sobre el que mas puedes puedes incidir día a día.
Es normal que a principio de mes el % variable esté por encima de tu objetivo, pero de ti depende que a final de mes quede cuadrado.
Con una buena contabilidad en restaurantes irás viendo su evolución diaria y decidirás cuando restringir compras o cambiar productos.
Podrás también tirar de las orejas a la cocina, a la sala o a ti mismo.
Porque puedes planificar tu cashflow (tesorería)
Otro aspecto importante de la contabilidad en restaurantes es el casflow (liquidez).
Contabilizando el cashflow, sabrás cuando puedes gastar o invertir y evitar que los trimestrales te vuelvan a pillar desprevenido.
Porque puedes planificar compras y personal
Cuando tienes históricos de venta puedes ajustar los niveles de personal y compras sin pasarte ni quedarte corto.
Porque te proporciona una visión mas realista de tu negocio
Conocerás las posibilidades y limitaciones de tu negocio, no te lanzarás en compras o contrataciones imposibles ni dejarás pasar oportunidades de inversión cuando sea posible.
Cómo debe ser la contabilidad en restaurantes
El restaurante es un negocio muy dinámico y complejo, por eso los sistemas contables genéricos no son adecuados para saber:
- Como rinde la cocina. ¿Hace falta tirar de las orejas al cocinero? ¿Es necesario cambiar precios? ¿Tenemos merma excesiva? ¿Compramos bien?
- Como rinde la sala. ¿Hace falta tirar de las orejas al encargado? ¿Cobramos todo lo que vendemos? ¿Son los precios adecuados? ¿Tenemos algún agujero negro? ¿En que periodos es necesario hacer ofertas y promociones?
Ten en cuenta que un restaurante afronta enormes gastos fijos y de personal, y es el control del gasto variable el que te permitirá cubrir todos los demás gastos.
Ventas
La piedra angular del análisis de ventas de la contabilidad en restaurantes es el gasto por cliente o ticket medio.
En caso de que tengas barra y comedor, es aconsejable separarlos. Algo así:
Esta muestra está tomada de uno de los restaurantes que utilizan nuestro sistema de contabilidad personalizado.
En este caso, el restaurante trabaja también con Groupon y por eso tiene la columna correspondiente, en otros casos se añade otra para takeaway, etc.
Dependiendo del sistema POS que utilices se pueden volcar los datos de venta automáticamente o introducirlos manualmente (si trabajas con nuestro TPV recomendado no necesitas esta tabla de contabilidad).
El sistema calcula todos los totales y gasto medio por cliente.
Conociendo el gasto medio podrás fijar tus objetivos y tener mayor control sobre cuanto vende cada camarero o responsable de turno.
Plantilla de contabilidad personalizada
Gastos
Para una correcta contabilidad de restaurante los gastos deben dividirse en 4 grupos:
- Gastos variables
- Personal
- Gastos fijos
- Impuestos
Gastos variables
Comida y bebida, este es el gasto principal, puesto que es donde más puedes actuar. La diferencia entre las ventas y lo que te han costado esas ventas es tu margen comercial (MC) que es el que te permitirá cubrir el resto de gastos.
Esta tabla divide los gastos de comida y bebida en subcategorías, pero dependiendo tus necesidades se pueden añadir mas, incluso por productos si lo deseas, aunque esto es preferible hacerlo con el POS.
Ten en cuenta que cuanto más detalle incluyas, mas tiempo te llevará rellenar tu contabilidad.
En esta tabla se incluyen también otros gastos que aunque no se contabilizan como variables, son recurrentes por ejemplo los consumibles, mantenimiento e imprevistos.
Otro factor que debes tener en cuenta son las invitaciones, no puedes exigir al personal un objetivo % sin contabilizar tus propios dispendios. Debes contabilizar tus invitaciones y cuando tu mismo comas de carta.
Los datos introducidos en la tabla de ventas y gastos se totalizan para calcular el margen en comida y bebida.
Como puedes ver, el apartado «invitaciones» se suma a las ventas simplemente para calcular el rendimiento de cocina y sala, pero no se tendrá en cuenta al hacer la contabilidad general que veremos más adelante.
En cuanto al IVA, en este apartado se contabiliza solo el compensado por comida y bebida, en los trimestrales habrá que descontar también el IVA pagado en todos los demás conceptos.
Gastos de personal
Este es un gasto de carácter «mixto», es decir, la mayor parte es fija pero tiene (o debe tener) un componente variable acorde a picos de demanda.
Esta cuenta es muy simple, pero muy necesaria.
Gastos fijos
Todos los demás gastos; alquiler o hipoteca, luz, agua, gestoría, etc. Desde un punto de vista estrictamente contable algunos de estos gastos se pueden considerar como mixtos, por ejemplo la luz, pero es mucho más sencillo considerarlo como fijo.
Impuestos
Aunque no es estrictamente un gasto, para calcular bien los escandallos y el cashflow trimestral.
Totalización de ingresos y gastos
Una vez empieces a contabilizar tu negocio, te conviene poder mirar la contabilidad global mes a mes para poder ver las variaciones y saber cuanto rinde tu negocio cada año, unos meses por otros.
Con la plantilla de HOSTELDÍA solo tendrás que introducir los gastos fijos mensuales (las celdas en verde) todo lo demás lo tendrás ya hecho con la contabilidad diaria.
Ventajas de la plantilla contable de HOSTELDÍA
Somos hosteleros realistas, y sabemos que aunque las jornadas del hostelero sean largas no hay mucho tiempo ni ganas para sentarse delante de un ordenador. Mucho menos para tratar de interpretar asientos contables que solo entienden los contables.
De esta manera, hemos diseñado una plantilla que dedicándole tan solo entre 10 y 15 minutos diarios puedas tener un control financiero de tu restaurante. Con la plantilla contable podrás de una forma rápida y sencilla:
- Controlar diariamente lo que se compra y a que precios.
- Monitorizar día a día el margen comercial.
- Identificar que turnos venden mas y cuales menos.
- Saber cuanto le compras mensualmente a cada proveedor y cotejar rápidamente sus facturas.
- Conocer exactamente cuanto gana o pierde tu restaurante cada mes.
